Explorar la situación actual
Se analizan ejemplos recientes de reuniones clave, la forma en que se preparan las
agendas y los documentos que se utilizan para resumir acuerdos. A partir de ahí se
define un mapa inicial de tipos de reunión, asistentes habituales y decisiones
esperadas en cada caso.
Diseñar y configurar
Con este mapa se seleccionan uno o dos tipos de reunión prioritarios y se diseñan
plantillas de agenda específicas, incluyendo objetivos, tiempos y responsables.
Estas plantillas se configuran en la plataforma y se prueban durante un periodo
acotado.
Acompañar las primeras pruebas
Durante el periodo de prueba se acompaña a los equipos convocantes, se resuelven
dudas operativas y se ajustan detalles de la configuración. También se revisan los
primeros resúmenes generados para asegurar que los acuerdos quedan claros y
rastreables.
Revisar y consolidar
Al finalizar el ciclo se realiza una sesión de revisión en la que se analizan los
cambios observados, se consolidan las prácticas útiles y se decide qué plantillas y
flujos se extenderán a otros tipos de reuniones, manteniendo siempre margen para
ajustes futuros.